年度计划

依据年度出访计划，提前4-6个月，启动出访工作程序，联系拟出访单位，落实具体出访时间。

行前准备

出访前3-4个月，提出出访团员建议名单报团长批准后，请外方单位依据出访团组团长的级别身份，出具相应的邀请函。

出访申报

出访前3个月，启动校内审批流程，及时报上级业务主管部门审批、递签。编写出访手册、准备出访所需各种文本（含拟签署协议）。

行前教育

出访前1周，团长主持召开行前会议（必要时可邀国际处因公出访办公室人员），进行行前教育，落实出访任务，讲解出访注意事项。